17 Dic Nuove modalità di svolgimento da remoto per le attività di conciliazione ed audizione.

A seguito delle misure di distanziamento sociale richieste per contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha introdotto nuove modalità di svolgimento da remoto per quanto concerne l’attività di conciliazione e quella di audizione. A tal riguardo, corre l’obbligo di precisare che, in base a quanto previsto dalla nota prot. n. 152 del 1° giugno 2020, l’INL ha regolamentato lo svolgimento da remoto dell’attività di audizione prevista dall’art. 18, Legge n. 689/1981. Pertanto, la parte richiedente ed il soggetto che l’assiste saranno convocati per partecipare all’audizione su piattaforma Microsoft teams, mediante e-mail in cui sarà specificata:

• la data e l’ora fissata per l’incontro;
• il termine entro il quale l’istante deve aderire all’invito;
• la necessità di trasmissione del documento del soggetto istante o del professionista che interviene per delega/procura, entro sette giorni prima della data prevista per l’audizione;
• l’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica attraverso il quale l’istante e l’eventuale soggetto che lo assiste partecipano alla riunione;
• la necessità di dichiarare, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000, il possesso dei poteri di rappresentanza di chi interviene per conto dell’impresa o della procura per chi interviene in luogo del rappresentante dell’impresa;
• la necessità di indicare un numero di recapito da contattare in caso di necessità;
• la circostanza che la verbalizzazione sarà effettuata esclusivamente dal funzionario addetto, previa condivisione del testo sulla piattaforma Microsoft Teams attraverso la funzione condividi schermo;
• la necessità che sia allegata la delega/procura del professionista che intervenga in luogo della parte.

Successivamente, l’Ufficio invierà il link di collegamento alla piattaforma a cui accedere ed in fase di svolgimento da remoto, la parte sarà identificata e sarà avvisata del divieto di registrazione ed attivazione della messaggistica.  Inoltre, alla verbalizzazione finale provvederà il Funzionario dell’Ispettorato, il quale dovrà dare atto delle modalità di partecipazione da remoto, dei consensi acquisiti dalle parti, dell’accettazione da parte dell’istante che il verbale viene sottoscritto dal solo Funzionario procedente e della circostanza che il verbale è trasmesso alla e-mail o PEC indicata dal soggetto interessato.

Per quanto riguarda le conciliazioni da remoto, le istruzioni fornite con le note prott. n. 192 del 18 maggio e 151 del 1° giugno 2020, consentono di svolgere con tale modalità le diverse procedure di conciliazione che si svolgono presso l’Ispettorato, ovvero:

• la conciliazione ex art 410 c.p.c.;
• le conciliazioni monocratiche anche a seguito di diffida accertativa ex artt. 11 e 12, D.Lgs. n. 124/2004;
• la conciliazione a seguito di licenziamento per giustificato motivo oggettivo ex art. 7 Legge n. 604/1966.

L’Ufficio inviterà a partecipare alla conciliazione tramite e-mail, richiedendo la trasmissione dei documenti delle parti ed una dichiarazione, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000, del possesso dei poteri di rappresentanza di chi interviene per conto dell’impresa. In sede di svolgimento della riunione, il funzionario conciliatore dovrà verificare la corrispondenza dei documenti inviati tramite e-mail con quelli che le parti mostreranno in videoconferenza ed avviserà del divieto di registrazione. Infine, al termine della riunione, il Funzionario conciliatore darà lettura del verbale condividendone il testo sulla piattaforma.

Si ritiene doveroso comunicare che, in questo contesto di attività da remoto diventa di primaria importanza garantire il rispetto delle norme sulla privacy, che prevedono la trasmissione dell’apposita informativa sul trattamento dei dati personali inerente all’attività, ai sensi dell’art. 13 del regolamento UE 2016/679, specificando la finalità del trattamento, la base giuridica, la natura del conferimento dei dati, la modalità di trattamento, il periodo di conservazione dei dati, i destinatari dei dati ed i diritti degli interessati.